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5 dicas de processos de comunicação da empresa

Escrito por Alfatel

Problemas de comunicação da empresa podem custar caro e causar sérios impactos na captação, atendimento e retenção de clientes.

Especialmente na relação entre matrizes e filiais, a comunicação interna precisa ser bem estruturada e planejada para atender às demandas de todas as unidades de forma eficaz. Graças à tecnologia, hoje é possível otimizar processos e até mesmo vencer o grande desafio que é a distância entre os colaboradores de um negócio.

Separamos neste post cinco dicas para você automatizar a comunicação da sua empresa e superar de vez qualquer tipo de barreira que impeça um diálogo claro com suas equipes. Confira!

A importância de investir em processos automatizados

Sabemos que você está ansioso para conhecer as dicas que prometemos, mas, antes disso, você precisa entender qual a real importância da automação de processos na comunicação corporativa.

Automatizar significa racionalizar ou otimizar as principais atividades de um negócio para cortar gastos e agilizar a produtividade dos serviços. Mas, além destes benefícios, outras vantagens podem ser obtidas quando você investe em automação e em uma infraestrutura de comunicação interna eficiente. São elas:

  • alinhamento dos objetivos da empresa matriz e suas filiais;

  • mais segurança na gestão da informação;

  • aumento na produtividade das esquipes;

  • maior satisfação entre os consumidores;

  • redução de custos e otimização da cadeia de produção.

Desse ponto de vista, temos certeza de que você já consegue nos dizer por que a prática de automação em comunicação é capaz de ampliar a produção, favorecer o desempenho dos colaboradores e aumentar o caráter competitivo da sua empresa.

Sabendo disso, vamos agora descobrir as melhores dicas para aprimorar a comunicação interna da sua empresa. Preparado?

Dicas de otimização de processos e comunicação da empresa

Otimizar significa criar as melhores condições de negócio com poucos gastos. Em outras palavras, isso quer dizer que você poderá aumentar seus ganhos e ainda poupar uma boa quantia do seu orçamento.

É claro que, para dar continuidade nessa economia e fazer isso com as melhores condições de trabalho, você precisará planejar e executar muito bem suas ações. Mas agora chega de conversa! Veja as dicas que preparamos para você e avalie as melhores formas de integrar a automação no seu gerenciamento de processos de negócio.

1. Invista na padronização de processos

Você já ouviu falar em Procedimentos Operacionais Padrão? Mais conhecidos como POP, esses procedimentos fazem parte de uma metodologia eficaz para organizar rotinas empresariais. Basicamente, o POP é desenvolvido para ser um manual com todas as informações e orientações para que cada uma das tarefas da empresa (incluindo suas filiais) possam ser feitas corretamente.

Ter o suporte desse manual será fundamental para que seus processos sigam um padrão definido de qualidade. Além disso, os Procedimentos Operacionais Padrão também servirão como um importante instrumento para mapear e controlar as funções de cada colaborador.

Se você quer garantir a otimização dessa primeira etapa de comunicação da empresa, comece a padronizar seus processos agora mesmo!

2. Tenha uma equipe de TI unificada

A tecnologia da informação atua nos bastidores da automação de processos. Por esse motivo, garantir uma equipe de TI qualificada e integrada será fundamental para otimizar a comunicação interna do seu negócio.

As principais responsabilidades dos profissionais de TI são garantir a segurança das suas informações e desenvolver e instalar softwares e hardwares similares em todas as unidades da sua empresa.

Investindo nessas iniciativas você evitará problemas de incompatibilidade nos seus sistemas de rede, poupando recursos que seriam gastos com manutenção. Vale ressaltar também que dispositivos inteligentes conectados à internet podem agir como ferramentas estratégicas no monitoramento eletrônico de dados.

3. Mantenha a comunicação interna ativa

Quando se fala em comunicação interna, todo detalhe conta. A falta de informações entre colaboradores da matriz e filiais pode ser resolvida com recursos simples de comunicação digital e, em casos mais simples, até mesmo com veículos impressos.

Nesse cenário, a dica aqui é diversificar seus canais de comunicação. Investir na criação de jornais murais, intranet e no envio de newsletters corporativas com as principais notícias da semana pode ser ótima opção para começar.

Além de facilitar a troca de informações entre setores, esses veículos de comunicação ajudam no alinhamento de metas e promovem o reconhecimento de conquistas (como metas alcançadas, por exemplo) entre as equipes.

4. Utilize plataformas inteligentes de otimização

A quarta dica sobre processos de comunicação da empresa é apostar no uso de plataformas inteligentes de otimização. Uma delas é o sistema PABX, também chamado de Private Automatic Branch Exchange ou Troca Automática de Ramais Privados.

Esta não é exatamente uma novidade no mercado, mas continua sendo um dos melhores recursos para fazer da comunicação interna um processo mais simples e eficaz. De modo geral, o PABX trabalha de forma semelhante a uma central telefônica. A grande diferença é que ele não exige que sua empresa tenha diversas linhas de contato.

O sistema integra todos os telefones e ainda cria uma rede de ramais otimizada entre os colaboradores. Além da economia, essa funcionalidade traz mais dinamismo e rapidez nos processos internos.

5. Treine colaboradores da matriz e suas filiais

Verdade seja dita. Nenhuma das dicas citadas até aqui serão realmente eficazes se não forem executadas por bons profissionais. Para evitar falhas e aperfeiçoar ainda mais a comunicação do seu negócio, é fundamental investir em treinamentos para os colaboradores da matriz e suas filiais.

No processo de integração, a capacitação de gestores e lideranças é ainda mais importante, afinal, serão eles os responsáveis por incentivar a comunicação como um processo sério e unificado. Videoconferências, por exemplo, podem ser boas opções para treinamentos simples ou para reuniões a distância.

Além dessas dicas, existem diversos outros meios para melhorar os processos e o trabalho entre equipes. Se você quer mesmo otimizar a gestão da comunicação interna, não deixe de colocar essas ideias em prática e avaliar métodos para medir seu desempenho com frequência.

Para fechar o post, temos mais uma dica para você! Que tal seguir nossa página no Facebook e conhecer outros conteúdos valiosos para ajudar você a otimizar a comunicação da empresa?

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Alfatel

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